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综合办公室职能及个人工作职责

时间:2016-10-27  来源:综合办公室  浏览次数:   作者:庄玉     打印  字体: 关闭

一、部门职能简介  

综合办公室(含党办)是版纳植物园行政、党务的日常办事和综合协调部门。核定编制7人,设主任1人、副主任1人(兼党办主任)。综合办公室的主要职能是:  

1、园党政领导的秘书机构。当好领导的参谋和助手,完成园领导交办的各项任务。负责全园文书处理工作,及时做好文件收发、登记、筛选、摘要、传阅、催办以及群众来信、请示的处理和答复。做好印章、介绍信及相关凭证的管理工作。做好会议通知、会场准备及服务、会议记录及会议纪要撰写等会务工作。做好年度或阶段性工作计划、总结以及版纳植物园大事记。  

2、公共关系。督促保持园内良好的秩序和工作生活环境,协调各部门之间的关系。对外建立有利于版纳植物园发展的公共关系,与主管部门、政府有关部门、周边社区及兄弟单位保持联系,并做好相应的对外接待工作。负责版纳植物园有关公共关系各项活动的组织安排。  

3、综合档案管理。做好版纳植物园综合档案的管理工作,维护档案的安全与完整。指导和督促各部门将应归档的文件、资料及科研项目的相关材料等及时归档。接收和保管各部门交来的归档材料,并进行必要的分类、鉴别、剔除、登记、销毁、整理装订、统计、编目和研究。按有关审批程序,积极开展档案的利用工作。  

4、党务工作。当好党委的参谋和助手,处理党委的日常事务,包括党委文书处理、印章管理、会议服务、接待来访群众及兄弟单位、上级部门党委领导等。落实检查党委决议的执行情况。协助党委抓好党员的管理,做好党员的思想建设、组织建设和作风建设。协助党委抓好政治思想工作和精神文明建设。协助党委做好工、青、妇等群众组织工作。  

5、监察审计工作。负责起草纪检、监察、审计等各项工作规章制度,建立健全党风廉政建设责任制和惩防体系。在纪委领导下,承担纪检、监察、内审相关工作。做好纪律检查及反腐倡廉工作。  

二、人员组成及分工  

    殷寿华  

副主任      

    匡金艳  

    刘华清  

    聂万芝  

    庄玉  

园主任秘书 景兆鹏   

殷寿华  主任  0691-8716379  ysh@xtbg.org.cn       

 

1、主持全室工作,负责队伍建设、工作计划与总结、经费使用审定,负责廉政建设工作;  

2、分管政务机要和综合档案管理工作,负责公文审核及签批,提出处理意见;  

3、参加园主任办公会、园务会等重要会议并完成会议记录、纪要编写,协助园领导督促、检查、落实各项工作;  

4、负责组织对重要会议讨论审定的综合性任务,以及有关提案、建议等所涉及的综合性事项进行任务分解、执行协调、检查督办工作;  

5、负责园有关文件、工作报告与管理规章制度起草;负责有关报表、年鉴、大事记编审;  

6、负责组织并参与重要的公务接待、重要的会务及活动安排;  

7、协调园内外相关部门,处理好内外关系,做好日常沟通与交流;对有争议的问题提出处理意见,报分管园领导决定;  

8、完成领导交办的其他工作任务。  

马铭  副主任(兼党委办公室主任)  0691-8715462  mm@xtbg.org.cn  

 

1、协助主任做好办公室的全面工作,主任不在时主持办公室工作;  

2、分管党纪群团工作,协助党委领导做好党员管理工作、组织工作,抓好精神文明与创新文化建设;  

3、参加园党委、纪委会议并完成会议记录、纪要编写,协助党委、纪委领导督促、检查、落实党委、纪委各项工作,负责党委、纪委工作计划、总结与相关规章制度起草;  

4、负责组织和督促完成行政监察与内部审计工作;  

5、负责做好信访接待与建档工作,按规定保守秘密;  

6、协助主任做好重要的公务接待、会务及活动安排,负责办公室日常接待和会务安排;  

7、负责办公室人员出差、学习、休假等的请销假管理;  

8、完成领导交办的其他工作任务。  

匡金艳  政务机要业务主管  0691-8715071  kjy@xtbg.org.cn      

 

1、负责园部机要文件、交换文件、传真件的签收、拆阅、登记、送阅、清退、保管归档工作,严格执行保密制度;  

2、负责ARP电子政务系统管理,指导昆明分部机要工作;负责文件、函件、签批件文字校核、格式审核、排版与相应的培训工作;  

3、保证传真通信畅通,并严格按照操作规程,认真做好传真、电邮的收发、登记、递送等工作;  

4、负责版纳植物园总值班电话值机、记录工作,负责做好节假日值班安排;  

5、负责印鉴使用和管理工作; 

6、协助室领导做好党务群团工作;   

7、完成领导交办的其它工作任务。  

刘华清  综合档案业务主管  0691-8715391  lhq@xtbg.org.cn  

 

1、严格依法依标准管理综合档案,做好综合档案室的日常管理工作,保证档案的安全与完整;  

2、编制有关标准,逐步统一我园各类重要业务档案材料的管理,包括植物引种、基建、科研仪器和设备以及科研与技术开发项目原始数据等;  

3、编辑和拟写我园各类档案管理规定;  

4、建立健全我园兼职档案管理员网络,对兼职档案管理员进行培训和指导,督促各部门档案及时完整归档;  

5、做好档案的现代化管理,建立档案网络化平台,在保密规定许可的范围内,向园网站(内网)提供档案编目信息资料,办理档案材料的查阅借阅,推进档案应用工作;  

6、按照院档案馆要求,负责做好各类档案材料的清查、鉴定、整理、编排、入馆、电子化等各项工作,并与院档案馆对接做好入馆档案材料的查阅借阅等应用工作;  

7、负责完成用于存档或向上级部门及地方政府上报的有关年鉴、大事记、史志等材料的拟写及相关安排;  

8、完成领导交办的其它工作任务。  

聂万芝  审计业务主管  0691-8715071  nwz@xtbg.org.cn       

 

1、负责建立、健全版纳植物园行政监察、内部审计有关规章制度,监督相关规章制度的执行,拟写工作计划、总结报告;  

2、负责并会同有关部门,协助园领导定期或不定期地对科研项目经费、三公经费、业务合同、关键经济活动等开展抽查审计或审计调查,监督版纳植物园各项财经规章制度的执行;  

3、负责并会同有关部门,协助上级监审部门完成各项内部审计工作;并根据审计任务和领导安排,负责对所有涉及的审计事项编写内部审计报告,提出处理意见和建议;  

4、负责做好有关行政监察、内部审计各项资料的收集、整理、建档工作,按规定保守秘密;  

5、根据园有关规定,协助上级领导参与基本建设(维修)项目、大宗设备物资采购的询价、合同谈判、招标工作,参与对基本建设(维修)项目竣工验收与竣工结算审计的监督,参加对重大基本建设项目开展全过程监督;  

6、完成领导交办的其它工作任务。  

庄玉  业务助理  0691-8715071  zhuangyu@xtbg.ac.cn          

 

1、协助室领导做好办公室日常事务管理与接待,负责制订综合办公室主要工作流程并在内网公布;  

2、协助室领导做好重要文件、规章制度的清整与英文翻译、校核工作;  

3负责园领导行程安排,负责园级重要会议、公务活动的声像、文字资料采集、收集与报道; 

4负责协调园内外有关部门,预拟各项接待安排与接洽前期踩点考察;  

5按园有关规定,负责做好各类人员入园的门票优免通知与统计工作;  

6完成领导交办的其它工作任务。  

景兆鹏 园主任秘书  

1、园主任日常事务处理(包括电话、电子邮件、信件等处理);  

2、园主任安排的有关材料准备(包括文字材料起草、文件准备、多媒体制作等);  

3、园主任行程与日程的安排;  

4、协助园主任接待、接送有关人员;  

5、完成领导交办的其它工作任务。  

 

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